For efterhånden en hel del år siden ledte jeg efter “groupware”: Online systemer, som muliggjorde samarbejde i form af individuel og fælles mail, kalendere, kontaktpersoner, opslagstavler, dokumenter. Ikke overraskende så var det OpenSource løsninger og systemer fra mindre opstartsvirksomheder – de store virksomheder har det ofte vanskeligere med kreativiteten. Mens OpenSource kan have problemer med de sidste detaljer som fx enkel installation. Nu er der adskillige systemer til online samarbejde tilgængelige. Så mange, at det kan være vanskeligt at vælge det rette. Men det behøver man i og for sig heller ikke: Hvis du finder et system, der gør noget godt for dig, så er det jo fint nok, medmindre du har adskillige kolleger, der så skal skifte til et nyt system om 3 måneder.
De første samarbejdssystemer (“Mail and collaboration”) var ret faste i deres struktur: De kunne og kan håndtere nogle helt bestemte informationsformer: Mail. kalender, kontaktpersoner, notater, opgaver. Individuelt og fælles i en eller flere grupper. De store kommercielle systemer byggende på Outlook / Exchange og Lotus Notes / Domino lever stadig i bedste velgående (selv om Notes har skiftet ejer et par gange) og det samme gælder et af de tidlige OpenSource systemer: Zimbra. En nyere og mere “moderne” system, der decideret sigter mod samarbejdssituationen er Citrix Podio – i Podio samles al kommunikation vedrørende en konkret opgave i datastrømme, som giver adgang for præcis de brugere, man ønsker (met i stil med SoMe inspirerede systemer som vi kommer mere ind på til slut). Denne fleksibilitet gør at vi ikke anbefaler det til samarbejde mellem forskellige firmaer: Administrator kan fjerne din adgang til hvert notat og så kan du pludselig ikke se, hvad du tilbød til hvilken pris hvornår. Vi har altid været glade for et af de billigere email & collaboration systemer: Desknow. Der sker ikke meget nyt med det, men hvorfor skulle der også det – det opfylder det behov, som det satte sig for at opfylde.
Andre systemer havde andre udgangspunkter end mail og kalender. Evernote er notater i skyen som du enkelt kan dele mellem dine forskellige enheder men også med kolleger og partnere. Vores onlinedocuments er også et samarbejdssystem som kun kan én ting: Lave, vedligeholde og dele tjeklister. Tilsvarende “single purpose systemer” findes til alt muligt: Tidsregistrering, projektplanlægning, kundestyring o.s.v. Vi har vist nogle eksempler på vores teamworkportal.
Et par af de lidt yngre systemer angriber problemstillingen på en anden måde: Zoho og Google Docs (eller GSuite) tager udgangspunkt i fælles lagerplads, en række standardprogrammer (tekstbehandling, regneark m.v.) og muligheden for selv at lave præcis den applikation, som I har brug for. Og i denne gruppe kan vi passende også nævne Microsofts Office365 med Sharepoint og Office Online samt Apples iWork. Vi har nævnt nogle flere i en ældre artikel om mail og samarbejdsservere , og hvis du er endnu mere nysgerrig (på jagt efter et godt system), så prøv at spørge alternativeto.net om alternativer til et af de ovennævnte systemer. Udgangspunktet i “fælles lagerplads + online programmer” har fået masser af vind i sejlene: Producenter af de lidt større NAS systemer (Network Attach Storage) har udvidet deres løsning af det oprindelige “her er noget fælles lagerplads med login beskyttelse” til at de omfatter masser af programmer, som kan behandle de gemte data – og til at du selv kan udvikle og installere ekstra programmer. QNAP gør det fx muligt at du kan installere programmer på NAS’en i Docker containere. Det har vi skrevet lidt mere om her.
Vores favorit (for tiden) af denne type samarbejdsplatform er Nextcloud: Det er “fildeling i skyen og automatisk synkronisering med din PC” som fx Dropbox, men så er det også med en række ekstra funktionaliteter som fx kalender, mail, delt budget, online dokumentredigering m.v. Og så kan man selv tilføje hvad som helst: Det er OpenSource, som du kan installere på din egen server eller fx på din egen cloudserver. Vores Nextcloud kører fx på en cloudserver som koster os under 200 kr om måneden. Du er velkommen til at prøve den af: Login med brugernavn demo og password InfoShare2019. Dokumentredigering (og regneark) benytter LibreOffice Online som det er sat sammen af Collabora. (Hvis du har lyst til at høre 3 nørder sludre om det, så har FLOSS TV lavet en udsendelse. FLOSS = Free Libre Open Source Software). Den vel nok bedste kommercielle udgave af den slags er Dropbox: Du kan komme et stykke af vejen med gratisudgaven, men for at arbejde flere sammen samtidigt på samme notat og andre fine features så skal du op i den professionelle løsning. (Den forhandler InfoShare også – vores pris er nøjagtig den samme som alle andre forhandleres).
Den seneste (men nok ikke sidste) bølge af online samarbejdsværktøjer tager udgangspunkt i de teknikker og metoder, som kendes fra chatrooms (fx IRC network) og de sociale medieplatforme. Selv Facebook vil gerne have os til at bruge deres Workgroup platform og ligesom der formodentligt stadig er nogen, der hopper på Nigerian scammails, så får FB sikkert også nogle brugere, som ikke har nogen bekymringer i forhold til hvordan deres data benyttes. Teknikken anvendes fx i Slack, hvor du kan oprette “kanaler” til de forskellige projekter som du har gang i med dine kolleger. Ganske som man kan i flere af OpenSource SoMe platformene. Vi foretrækker Hubzilla: Open Source, decentraliseret server, der kan udveksle kanalindhold (“følge venner eller grupper”) med andre servere uden at kopiere dataene. Du kan prøve vores Hubzilla server af her.
Med så mange muligheder kan det være noget af en opgave, at vælge det eller de rigtige værktøjer i din situation, Men her er nogle forslag:
Hvor meget plads til hvor mange brugere og til hvilken pris?: Hvis det er et løst samarbejde mellem mange brugere så skal du ikke vælge en af de kommercielle løsninger, hvor man betaler efter antal brugere. Vælg hellere en opensource løsning, hvor du kan oprette alle de brugere, du har lyst til – men også rimeligt enkelt kan administrere mange brugere.
Hvad betyder sikkerhed for jer?: Er der automatisk backup eller skal du selv huske at sørge for en backup? Er data krypterede når de overføres (SSL webadresse) og er de krypterede, når de gemmes på den fjerne server? Ligger data i Europa eller et eller andet ukendt sted? Kan du enkelt styre forskellig personers adgang til forskellige projekter?
Hvilken funktionalitet har I behov for? Beskeder / Notater / Dokumenter? Selv om mange systemer kan mange ting har de forskellige systemer ofte deres udgangspunkt i en bestemt form for samarbejde. Har I behov for at flere samtidigt kan arbejde i det samme dokument (GSuite, Office365, Dropbox Pro, Nextcloud med Collabora), har I behov for at det er enkelt at dele informationer med partnere udenfor systemet? Har I primært behov for at skrive egne notater og søge på tværs af alle notater (Evernote)? Har I primært behov for her-og-nu information som gerne må ophøre med at være umiddelbart synlige, når de er blevet en dags tid gamle (Slack, IRC, Hubzilla)? Har I primært behov for de gode gamle mail, kalender, kontaktpersoner (individuelle og fælles)? Har I specielle behov som kundestyring, delte budgetter, billedgallerier? Eller behov, der er så specielle at I skal have udviklet jeres egen add-on til systemet? (InfoShare kan udvikle apps til flere af de nævnte platforme).