Hvis du har en Dropbox konto (se vores generelle artikel om Dropbox) kan du meget enkelt bruge den til at dele dokumenter med kolleger eller andre.
Den enkleste måde er ved at give dine kontooplysninger (login navn og kodeord) til den du vil dele med og så har I begge adgang til nøjagtigt de samme dokumenter. Men hvis du også gerne vil have dokumenter i Dropbox, som andre ikke skal kunne se, så duer det ikke: Din samarbejdspartner må også have en Dropbox konto, som du kan dele med. Eller du kan bruge en enkel mellemting: Du opretter to Dropbox konti – en som er din private og en som du udleverer til relevante kolleger, partnere m.v. Så skal du blot udlevere loginoplysningerne til “kollega-kontoen”.
Skridt for skridt kan du gøre sådan:
- Opret din egen Dropbox konto på din egen mailadresse.
- Brug en alternativ mailadresse (hvis du ikke har en sådan kan du gratis oprette en Gmail eller Hotmail adresse) til at oprette endnu en Dropbox konto.
- Hent og installer Dropbox programmet på din PC
- Dropbox opretter en mappe med navnet “Dropbox”. I denne mappe opretter du en undermappe “Kolleger”
- Højreklik på den nye mappe og Vælg “Del…”. Nu får du et lille vindue, hvor du skal angive, hvem denne mappe skal deles med. Du angiver kontonavnet for din supplerende Dropbox konto. Bemærk at du kan vælge at kolleger kun kan læse indholdet eller også kan ændre i indholdet. Du vælger “Kan se”.
- Nu giver du login oplysningerne til den supplerende Dropbox konto til de kolleger, du vil dele noget med og de kan så logge ind på en hjemmeside eller fx installere Dropbox programmet på deres telefon.
- Fremover trækker du blot dokumenter der skal deles ned i mappen “Kolleger” og det er så det – de dukker helt automatisk op hos alle, der er logget ind med den supplerende kontos oplysninger.
