De fleste af os betragter det som noget selvfølgeligt, at vi har adgang til at læse og sende mail på både vores PC/Mac/Linux arbejdsstation og vores smartphone. Så, ikke mindst hvis vi bruger Microsoft Outlook, kan det undre noget, at vi ikke også kan se vore kontaktpersoner og kalenderinformationer på både PC og smartphone. Det er da det samme program!
Ja, det er det samme program, men det er ikke de samme oplysninger og de opbevares og sendes ikke på samme måde. Nogle mailservere er også kalenderservere, men det er langt fra alle. Så hvis du bruger en Exchange server (fx i firmaet eller i form af et abonnement på en Office365 plan med mail) eller har en Gmail konto, så går det fint, men hvis du har en standard mailkonto fx en konto som du har fået fra det firma, der leverer din internetforbindelse eller som følger med fra dit webhotel, hvis du har sådan et, så er det som hovedregel kun mails, der opbevares og sendes fra serveren.
Mail sendes og modtages hovedsagelig ved hjælp af nogle få forskellige protokoller (regelsæt for udveksling af data mellem programmer, her mellem mailserver og mailprogram):
- SMTP bruges til afsendelse af mail (og SMTP serveren behøver ikke at være den samme server, som du henter dine egne mails fra – ligesom der er forskel på din egen postkasse ved havelågen og den røde postkasse “ude i byen”)
- POP3 bruges til at hente mail: Du henter mail fra serveren og sletter dem derefter fra serveren (med mindre du laver nogle indstillinger i dit mailprogram, så de slettes senere)
- IMAP bruges til at læse mail. Du henter en kopi ind i dit mailprogram (som fx også kan være et browserbaseret webmail program) og originalen bliver liggende på serveren. Hvis du har begrænset plads på serveren, skal du altså huske at slette mails, så din plads ikke bliver brugt op.
- MAPI er en speciel Microsoft protokol som bruges til at hente og sende mails fra en Exchange server og til at synkronisere kalenderoplysninger og kontaktpersoner.
- EAS (Exchange Active Sync) er en slags “halv MAPI”: MAPI virker ikke men med EAS kan man opnå den samme virkning)
I takt med at vore forventninger til mailmodtagelse også indebærer en synkronisering af kalendere og kontaktpersonoplysninger er der kommet flere og flere løsninger, der giver denne mulighed. Ikke mindst Gmail som vel var den første af slagsen og som klarer “det hele” – både i deres egen webklient og synkroniseret med telefonens Gmail program.
EU tvang for nogle år siden Microsoft til at offentliggøre detaljerne i MAPI protokollen og det har medført, at der nu også er open source systemer, der understøtter denne (se min artikel om Open Exchange mailserver).
Tjenester til fildeling, som fx Apples iCloud giver også mulighed for kalendersynkronisering og det gælder også hvis man har sin helt private Cloud, fx en OwnCloud eller NextCloud. Man kan benytte en Gmail konto til kalender og kontaktpersoner selv om man benytter en anden konto til mail (fx hvis man har eget domæne så mail adressen bliver mig@mitdomæne.dk)
Den seneste udvikling er, at one.com har tilføjet mulighed for EAS synkronisering af kalender og kontaktpersoner, hvis man har mail hos dem: Mailkonti er gratis i forbindelse med et webhotel, men EAS koster 8 kr pr md pr postkasse. Uden EAS har både one.com og mange andre mulighed for mail, kalender og kontaktpersoner, så længe man bruger deres egen webmailklient. Ganske som en PC installeret Outlook også giver dig en kalender og kontaktpersoner – som så kun ligger på din PC.