Fint ord for et journalsystem, helst med indbygget workflow behandling.
Alle har selvfølgelig et journalsystem. Ikke mindst, hvis man opbevarer dokumenter som indeholder personidentificerbare oplysninger for så er det jo et krav at disse oplysninger er beskyttede med password eller lignende. Og når EUs nye persondataforordning træder i kraft til maj 2018, så gælder kravet også for papirdokumenter.
Men også af hensyn til enkel samarbejde mellem kolleger og bedst mulig overlevering af arbejdsrutiner til nye medarbejdere, så er det ret smart med et journalsystem, som også kan indeholde “workflow regler”: Når vi behandler en sag af denne type, så gør vi først sådan og så gør vi sådan Og de ting man skal gøre, er det jo rart at få automatiseret i videst muligt omfang, fx så en mail sendes automatisk til rette vedkommende. (PS: I nogle hjemmesidesystemer, CMS, taler man også om workflow, men i den sammenhæng betyder det blot “forsinket udgivelsesdato”).
InfoShares system til den slags hedder InterOpus og det kan du læse mere om her: interopus.dk – Interopus benytter sig af noget så gammeldags, som lokal lagring på egen harddisk – som kan være på desktop PCen eller på en delt filserver. Men så ved man da, hvor man har sine oplysninger. Program og konfigurationsdata fylder under 10 MB og det kan også ligge på en filserver, så der kan arbejdes sammen mellem alle på adressen. Med EUs persondataforordning lige om hjørnet, er en af de store fordele ved InterOpus, at du kan vælge at opbevare dokumenter i en krypteret database, så adgangen er beskyttet.
Der findes også Open Source systemer til document management og et af de mere interessante er Alfresco (commercial og community udgaver). Se mere om det her: alfresco.com Alfresco er browserbaseret og selv om systemet kan installeres på en almindelig desktop PC (kræver 4 GB RAM og fylder 2 GB før du begynder at lægge data i systemet, installation tager ca en time) så er det primært beregnet til installation på en server og til brug af flere samarbejdende personer, der arbejder sammen på kryds og tværs i forskellige projekter, som hver har sit “site” i systemet. Det er meget fleksibelt med bl.a opsætning af individuelle dashboards og hvert projekt kan have både dokumentdeling, en wiki, en kalender og en opslagstavle eller flere. Alfrescos workflowbegreb er, så vidt jeg kan se, en anelse simpelt: Man kan lægge opgaver ind som forskellige medarbejdere så kan blive mindet om på deres todo liste og via mail. Systemet har dog – i modsætning til de “mail and collaboration” systemer vi har omtalt her: Egen mailserver – ikke nogen rigtig mailklient, så det skal man have ved siden af.
Hvis dit arbejde er af en speciel karakter, enten en afdeling, der ikke laver andet eller en bestemt branche, vil man ofte kunne finde systemer, som er målrettet til netop den branche. Et eksempel er JIRA til software udvikling og supportevents: Se mere om det her: atlassian.com
